Checkliste für Forentreffen

Eine unverbindliche Checkliste ist zum organisieren von Forentreffen sicher hilfreich. Und hilfreich ist es sicher auch sich an den Treffen zu orientieren, die bei allen sehr gut angekommen sind, wie z.B. Biel (Jurasüdfuß 2012). Dort gab es einen Unterstand mit Sitz-, Koch- und Grillmöglichkeit auf der Zeltwiese, das Resto lag räumlich deutlich getrennt von der Zeltwiese, es gab nur einen Diavortrag im nettem Ambiente, es gab Tourenvorschläge und Kartenmaterial aber nicht für jede Tour einen Tourenleiter, ...

• Keine falschen Erwartungen wecken
• Infotafel um Alle auf den laufenden zu halten
• Zeltwiese und möglicht auch feste Unterkünfte in der Nähe
• Unterstand, Gruppenzelt oder Aufenthaltsraum in dem eigene Speisen und Getränke konsumiert und möglichst auch zubereitet werden können
• Ggf. Biertischgarnituren
• Ggf. Lagerfeuerholz, Grillkohle
• Lagerfeuerstelle/schale, Grill
• Kerzen, Petroleumlampen oder ähnliches
• Ggf. Schreibtischlampe
• PC fähiger Beamer für Diavorträge
• Kleine Musikanlage (z.B. CD-Radio mit Line-In Eingang) auch ggf. für Ton von Diashows
• Anschlusskabel für Beamer, PC Musikanlage ggf. mit Adaptern
• Ggf. Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdosen
• Kastenmaterial von der Umgebung/Region (oft bei Touristeninfo erhältlich)
• Tourenvorschläge / Besichtigungsvorschläge anbieten
• Ggf. Tourenleiter, Workshopleiter
• Anfahrtsbeschreibung / Zugverbindung
• Veranstaltungsinfos ins Radreisewiki setzen
• Ggf. Pressmitteilung an lokale Medien versenden, Pressetermin vereinbaren
• Falls Umlage dann korrekte Abrechnung
• Getränke besser nicht per Strichliste abrechnen
• mit 50 – 100 Teilnehmern rechnen
• Gemeinschaftsräumlichkeiten statt Gruppenrabatt
• Ggf. an Rabatt für Hart4ler denken
• Persönlich möglichst keine Mietverträge abschließen sondern als Vermittler auftreten
• Veranstalterhaftpflichtversicherung? Vielleicht deckt die private Haftpflicht das Risiko des Organisators ab, wenn ehrenamtliche Tätigkeiten mit eingeschlossen wurden. Am besten schriftlich bei der Versicherung anfragen.
• Verein zur Durchführung von Forentreffen gründen